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| Extrait | ||||
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Apprenez à concevoir un document en utilisant des éléments de publipostage. |
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balises, |
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générez un document avec les informations |
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fournies par vos candidats. |
Options de Format :
Quatre (4) types de lettres sont disponible proposées :
Un un fichier sans publipostage ;
Un un format Word (.docx) ;
Un un format Excel (.xslx) ;
Un un texte brut transformé converti en pdf.
Créer votre modèle de “Courrier”.
Pour créer un modèle rendez-vous dans l’onglet Courriers, vous pourrez y retrouver l’ensemble de vos modèles et vous pourrez en créer de nouveaux.
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Pour cela vous devez cliquer sur le bouton Ajouter afin de paramétrer votre modèle.
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de “courrier” (ou consulter vos modèles existants), sélectionnez l’onglet Paramètres dans le menu situé à gauche de votre écran, puis cliquez sur Courriers :
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Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour configurer votre modèle :
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Paramétrage de génération du courrier
Une lettre est associé associée à un type de document, par défaut vous pouvez en créer un nouveau ou un en choisir un qui correspond à votre courrier.
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Vous pouvez décider d’associer ce modèle à un ou plusieurs programmes, il faudra alors que les dossiers sont sur ces programmes pour que la lettre vous soit proposéeafin de limiter la possibilité de générer le courrier aux dossier de ces programmes seulement.
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Ici je choisi le programme intitulé test“Test”.
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Il en va de même pour les statuts, ceux que vous sélectionnez seront ceux qui permettront de générer le document.
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Vu qu’il s’agit d’une admission, je choisi choisis le statut Admis.
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Pour plus d’information d’informations sur les statuts vous pouvez vous référer à notre article : |
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Les différents
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types de
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modèles
Le premier type utilisant de publipostage le publipostage est le type text. Vous pouvez plus utilisé est le docx. Pour créer un courrier en docx, vous devez choisir Microsoft Word template (.docx)
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A partir d’un fichier Word, je viens construire le courrier que je veux générer sur la plateforme.
Je reprends le même exemple que pour l’option de génération en Text.
| View file | ||
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| Remarque |
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L’extension doit forcément être en docx et pas en doc. |
Sur ce fichier docx, je vais remplacer mes éléments à publiposter par mes balises, ce qui me donne ce fichier :
| View file | ||
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Une fois mon Word construit, je peux revenir sur la plateforme pour le glisser/déposer dans le champ “Fichier à attacher”.
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Si votre fichier contient une signature, vous aurez peut-être envie de générer un fichier pdf plutôt que docx. Vous avez une option pour cela, en cliquant sur “Oui” dans “Générer un document PDF”.
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Vous pouvez ensuite cliquer sur “Sauvegarder et Continuer” pour enregistrer votre courrier.
Avec le type de modèle Text, vous pouvez directement écrire le contenu de votre document dans des champs dans la plateforme. Un fichier pdf sera alors généré.
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| Bloc de code |
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Fait à La Rochelle, «DateduJour» LETTRE D’ADMISSION Je soussigné, M. John Doe, Directeur des Formations, confirme l’admission de : Nom de l’étudiant : "Civilité" "Nom" "Prénom" Date et lieu de naissance : "date" à "lieu" en "pays" N° identifiant candidat : "identifiant" Nom du programme : "nomProgramme" Année scolaire d’entrée : "Année" La rentrée scolaire aura lieu le 04 Septembre 2023. L'étudiant doit arriver en France avant cette date. Le programme durera deux ans, soit jusqu'à fin septembre 2024. Ce programme est enseigné entièrement en anglais Frais de scolarité première année : 7500 euros sont à régler. Afin de confirmer son admission, «Civilité» «Prénom» «Nom» devra s’acquitter d’un acompte sur ses frais de scolarité d’un montant de 800€ sous 15 jours après réception de sa déclaration d’admission. À adresser à: EMUNDUS, 10 passage du Drakkar, 17000 La Rochelle John Doe Directeur des Formations |
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Dans cet exemple, j’ai certain certains élément que je veux remplacer comme la Civilitécivilité, le nom et le prénom. Pour trouver la correspondance entre un élément de formulaire et la balise, vous pouvez cliquer sur le lien “balise”.
| Info |
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Pour plus d’information d’informations sur les statuts balises vous pouvez vous référer à notre cet article : Comment utiliser Trouver les balises de publipostagespublipostage pour vos modèles d'e-mails ou de courriers |
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Après remplacement des balises, voici ce que cela donne :
| Bloc de code |
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Fait à La Rochelle, ${[CURRENT_DATE}] LETTRE D’ADMISSION Je soussigné, M. John Doe, Directeur des Formations, confirme l’admission de : Nom de l’étudiant : ${6492} ${6476} ${6477} Date et lieu de naissance : ${6479} à ${7384} en ${7725} N° identifiant candidat : ${[APPLICANT_ID}] Nom du programme : ${[TRAINING_PROGRAMME}] Année scolaire d’entrée : ${[CAMPAIGN_YEAR}] La rentrée scolaire aura lieu le 04 Septembre 2023. L'étudiant doit arriver en France avant cette date. Le programme durera deux ans, soit jusqu'à fin septembre 2024. Ce programme est enseigné entièrement en anglais Frais de scolarité première année : 7500 euros sont à régler. Afin de confirmer son admission, «Civilité» «Prénom» «Nom» devra s’acquitter d’un acompte sur ses frais de scolarité d’un montant de 800€ sous 15 jours après réception de sa déclaration d’admission. À adresser à: EMUNDUS, 10 passage du Drakkar, 17000 La Rochelle John Doe Directeur des Formations |
Vous avez la possibilité d’ajouter une un entête à votre courrier. Vous pouvez notamment ajouter un logo et/ou un titre.
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Pour ajouter une image, vous pouvez cliquer sur l’icône “Insérer/modifier une image”.
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Une fenêtre apparait apparaît vous permettant d’indiquer la source de votre image.
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Une fois l’image insérerinsérée, vous pouvez la redimensionner et ajouter le texte que vous voulez.
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Le type de publipostage le plus utilisé sur le docx. Pour créer un courrier en docx, vous devez choisir Microsoft Word template (.docx)
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A partir d’un fichier word, je viens construire le courrier que je veux générer sur la plateforme.
Je reprends le même exemple que pour l’option de génération en Text.
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| Remarque |
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L’extension doit forcément être en docx et pas en doc |
Sur ce fichier docx, je vais remplacer mes éléments à publiposter par mes balises, ce qui me donne ce fichier
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Une fois mon word construit, je peux revenir sur la plateforme pour le glisser/déposer dans le champ “Fichier à attacher”
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Si votre fichier contient une signature, vous aurez peut-être envie de générer un fichier pdf plutôt que docx. Vous avez une option pour cela, vous pour cliquer sur “Oui” dans “Générer un document PDF”.
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Vous pouvez ensuite cliquer sur “Sauvegarder et Continuer” pour enregistrer votre courrier.