Options de Format :
Quatre (4) types de lettres sont proposées :
un fichier sans publipostage ;
un format Word (.docx) ;
un format Excel (.xslx) ;
un texte brut converti en pdf.
Créer votre modèle de “Courrier”.
Pour créer un modèle de “courrier” (ou consulter vos modèles existants), sélectionnez l’onglet Paramètres dans le menu situé à gauche de votre écran, puis cliquez sur Courriers :
Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour configurer votre modèle :
Paramétrage de génération du courrier
Une lettre est associée à un type de document, par défaut vous pouvez en créer un nouveau ou en choisir un qui correspond à votre courrier.
Si vous voulez créer un type de document, il vous suffira d’indiquer un titre. Ici je crée un modèle de lettre d’admission.
Vous pouvez décider d’associer ce modèle à un ou plusieurs programmes, afin de limiter la possibilité de générer le courrier aux dossier de ces programmes seulement.
Ici je choisi le programme intitulé “Test”.
Il en va de même pour les statuts, ceux que vous sélectionnez seront ceux qui permettront de générer le document.
Vu qu’il s’agit d’une admission, je choisis le statut Admis.
Pour plus d’information sur les statuts vous pouvez vous référer à notre article :
Les différents types de modèles
Le type de publipostage le plus utilisé est le docx. Pour créer un courrier en docx, vous devez choisir Microsoft Word template (.docx)
A partir d’un fichier Word, je viens construire le courrier que je veux générer sur la plateforme.
Je reprends le même exemple que pour l’option de génération en Text.
L’extension doit forcément être en docx et pas en doc.
Sur ce fichier docx, je vais remplacer mes éléments à publiposter par mes balises, ce qui me donne ce fichier :
Une fois mon Word construit, je peux revenir sur la plateforme pour le glisser/déposer dans le champ “Fichier à attacher”.
Si votre fichier contient une signature, vous aurez peut-être envie de générer un fichier pdf plutôt que docx. Vous avez une option pour cela, en cliquant sur “Oui” dans “Générer un document PDF”.
Vous pouvez ensuite cliquer sur “Sauvegarder et Continuer” pour enregistrer votre courrier.
Avec le type de modèle Text, vous pouvez directement écrire le contenu de votre document dans des champs dans la plateforme. Un fichier pdf sera alors généré.
Le corps de document constitue la zone où vous devez écrire/insérer votre contenu.
J’ai pris un exemple de lettre d’admission que je viens coller dans le “corps du document”.
Fait à La Rochelle, «DateduJour» LETTRE D’ADMISSION Je soussigné, M. John Doe, Directeur des Formations, confirme l’admission de : Nom de l’étudiant : "Civilité" "Nom" "Prénom" Date et lieu de naissance : "date" à "lieu" en "pays" N° identifiant candidat : "identifiant" Nom du programme : "nomProgramme" Année scolaire d’entrée : "Année" La rentrée scolaire aura lieu le 04 Septembre 2023. L'étudiant doit arriver en France avant cette date. Le programme durera deux ans, soit jusqu'à fin septembre 2024. Ce programme est enseigné entièrement en anglais Frais de scolarité première année : 7500 euros sont à régler. Afin de confirmer son admission, «Civilité» «Prénom» «Nom» devra s’acquitter d’un acompte sur ses frais de scolarité d’un montant de 800€ sous 15 jours après réception de sa déclaration d’admission. À adresser à: EMUNDUS, 10 passage du Drakkar, 17000 La Rochelle John Doe Directeur des Formations
Dans cet exemple, j’ai certains élément que je veux remplacer comme la civilité, le nom et le prénom. Pour trouver la correspondance entre un élément de formulaire et la balise, vous pouvez cliquer sur le lien “balise”.
Pour plus d’information sur les balises vous pouvez vous référer à cet article :
Trouver les balises de publipostage pour vos modèles d'e-mails ou de courriers
Après remplacement des balises, voici ce que cela donne :
Fait à La Rochelle, [CURRENT_DATE]
LETTRE D’ADMISSION
Je soussigné, M. John Doe, Directeur des Formations, confirme l’admission de :
Nom de l’étudiant : ${6492} ${6476} ${6477}
Date et lieu de naissance : ${6479} à ${7384} en ${7725}
N° identifiant candidat : [APPLICANT_ID]
Nom du programme : [TRAINING_PROGRAMME]
Année scolaire d’entrée : [CAMPAIGN_YEAR]
La rentrée scolaire aura lieu le 04 Septembre 2023. L'étudiant doit arriver en France avant cette date.
Le programme durera deux ans, soit jusqu'à fin septembre 2024.
Ce programme est enseigné entièrement en anglais
Frais de scolarité première année : 7500 euros sont à régler. Afin de confirmer son admission, «Civilité» «Prénom» «Nom» devra s’acquitter d’un acompte sur ses frais de scolarité d’un montant de 800€ sous 15 jours après réception de sa déclaration d’admission.
À adresser à:
EMUNDUS, 10 passage du Drakkar, 17000 La Rochelle
John Doe
Directeur des Formations
Vous avez la possibilité d’ajouter un entête à votre courrier. Vous pouvez notamment ajouter un logo et/ou un titre.
Pour ajouter une image, vous pouvez cliquer sur l’icône “Insérer/modifier une image”.
Une fenêtre apparaît vous permettant d’indiquer la source de votre image.
Une fois l’image insérée, vous pouvez la redimensionner et ajouter le texte que vous voulez.
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