Créer un modèle (ou template) d'e-mail

Guide de création d'un modèle (ou template) d'e-mail : étapes à suivre

Pour accéder au menu “Email”, cliquez sur l'icône représentant une petite enveloppe située dans la partie gauche de votre interface :

Open

Cliquez ensuite sur le bouton “Ajouter un email” :

Open

Après avoir cliqué sur le bouton, vous serez redirigé vers une page appelée “Informations” où vous devrez remplir divers champs, à savoir :

• l'objet de l'e-mail :

• le corps de l’e-mail :

La particularité de ce champ réside dans la possibilité d'ajouter des balises similaires à celles utilisées en publipostage. Il vous suffit d'insérer un slash / dans le corps de l’e-mail pour afficher une liste de balises de base :

Utilisation des paramètres avancés pour une configuration approfondie de votre modèle

Pour approfondir la configuration de votre modèle d’e-mail, vous pouvez exploiter les paramètres avancés en cliquant sur l'icône représentée par un plus vert "+" :

Une fois dans l'interface des paramètres avancés, un nouvel éventail de champs s'offrira à vous, incluant notamment :

• Nom de l’expéditeur : cette information sera affichée à côté de l'adresse e-mail de l'expéditeur lors de l'envoi d'un e-mail :
  À titre d'exemple, supposons que le candidat ait reçu un courrier électronique avec l'en-tête suivant :

  De : John Doe johndoe@example.com
  À : Jane Smith janesmith@example.com
  Objet : Invitation à l'événement
  Dans cet exemple, le nom de l’expéditeur est John Doe.

• Email de l’expéditeur : cette information sera utilisée comme adresse de réponse, offrant ainsi au candidat la possibilité de répondre par e-mail.
  À titre d'exemple, supposons que le candidat ait reçu un courrier électronique avec l'en-tête suivant :

  De : John Doe johndoe@example.com
  À : Jane Smith janesmith@example.com
  Objet : Invitation à l'événement

  Dans cet exemple, l'adresse e-mail de l'expéditeur est johndoe@example.com. Si Jane Smith souhaite répondre à cet e-mail, sa réponse sera envoyée à l'adresse johndoe@example.com.

• Catégorie : elle vous permet de classer vos modèles d'e-mails par thématique, facilitant ainsi votre organisation lorsque vous souhaitez envoyer un e-mail à un candidat :

• Copie(s) : à chaque envoi du modèle, vous avez la possibilité d'opter pour l'ajout d'une ou plusieurs adresses e-mails en copie (CC) :

• Copie(s) cachée(s) : à chaque envoi du modèle, vous avez la possibilité de choisir d'ajouter une ou plusieurs adresse en copie cachée (CCi) :

• Courriers attachés : ces courriers sont générés au moment où l’e-mail est envoyé.
  Exemples : lettre d’admission ou lettre de refus. Ces courriers sont générés à partir du dossier de candidature.

• Étiquette(s) associée(s) : lors de l'envoi de votre e-mail aux candidats, vous avez la possibilité d'attribuer automatiquement une étiquette aux dossiers auxquels cet e-mail a été envoyé. Cette fonctionnalité s'avère particulièrement utile lors de relances par e-mail, évitant ainsi l'envoi répété du même message :

• Documents du candidat : cette fonctionnalité se révèle particulièrement utile lorsque le candidat a déposé un document inapproprié ou erroné dans son dossier. Vous disposez d'une liste déroulante vous permettant de sélectionner le type de document concerné (par exemple : CV). Une fois le type de document choisi, s’il est présent sur le dossier du candidat, alors il sera automatiquement ajouté en pièce jointe.

Une fois que vous avez configuré votre e-mail, il vous suffit de cliquer sur “Sauvegarder et continuer”.