Manage your application campaigns

Prerequisites

1. An EMUNDUS platform or program manager user account.

2. This user account must have campaign management rights.

What is a campaign?

A campaign is a process during which candidates have the opportunity to submit applications for an associated program within a given time period. On the platform, campaigns are called Submission Periods or Call Campaigns.

What is a program?

A program classifies and groups together a set of campaigns. For example, Master 1, Master 2 and Master 3 campaigns can be grouped together under the Master program.

Add a campaign

To add a campaign, click on Call Campaign in the main menu on the left of your screen.

Open

Then click on the Create a campaign button:

Open

You will then need to fill in certain fields to create your campaign, starting with the campaign name. Mandatory fields are marked with a small red star.*.

To launch a campaign, you need to define a start date:

When you click on this field, a calendar is displayed. To change the year, click directly on it. To navigate more quickly between months, click on the month and then choose the launch day for your campaign.

Once you've validated your campaign launch date, you'll also need to specify the launch time.

Finally, your campaign will end on the date you enter in the end date field.

A session corresponds to a period during which your campaign will be open. It is possible to have several campaigns simultaneously within the same period. This information will be used as a filter criterion in the campaign view (Year filter).

In the Information section, the Summary field allows you to display a brief description of the current campaign, which will be visible to candidates on the home page. On the same page, candidates will also find an overview of all current campaigns.

When a candidate clicks on a campaign from the home page, they can access a more detailed description of the campaign. To do this, you must complete the Describe your campaign field.

Finally, select a program from the existing list or create a new one by clicking on the green "+" symbol.

Once this step has been completed, click on the Save and continue button.

Vous êtes à présent redirigé vers l'onglet Documents préalables. Veuillez noter que ces documents sont mis à la disposition des candidats avant le dépôt de leur dossier de candidature. Les candidats peuvent y accéder en cliquant sur le bouton Plus d'informations sur la page d'accueil, une fois que votre campagne est publiée. Pour déposer les documents, il vous suffit de les glisser directement dans la zone prévue à cet effet, puis de cliquer sur le bouton Sauvegarder et continuer.

Si aucun document préalable n'est requis, cliquez directement sur le bouton Sauvegarder et continuer.

Pour collecter les données des candidats, il est nécessaire d'associer votre campagne à un formulaire. Vous pouvez en choisir un parmi la liste existante ou en créer un nouveau.

Il ne reste plus qu'à paramétrer les e-mails automatiques.
Pour information, la plateforme est déjà configurée pour envoyer automatiquement un e-mail de confirmation au candidat dès qu'il soumet son dossier de candidature, sans que vous ayez à intervenir.

Modifier une campagne

Pour modifier une campagne, cliquez sur le bouton Modifier :

Dans cet espace, vous disposez d’un éventail d'options vous permettant de modifier votre campagne en fonction de vos besoins et de vos objectifs. Vous pouvez facilement mettre à jour les informations générales de votre campagne, ajouter ou supprimer des documents préalables (rappelons que ces documents sont accessibles aux candidats avant qu'ils ne soumettent leur dossier de candidature en cliquant sur le bouton Plus d'informations sur la page d'accueil). De plus, vous avez la possibilité de changer votre modèle de formulaire et de reconfigurer les e-mails automatiques. Cette flexibilité vous offre un contrôle et une autonomie sur la personnalisation de votre campagne, afin de vous assurer qu'elle soit parfaitement adaptée à vos besoins spécifiques.

Dépublier ou Dupliquer votre campagne

Pour dépublier ou dupliquer votre campagne, il vous suffit de cliquer sur les trois petits points gris et de sélectionner l’action que vous souhaitez réaliser :

Que se passe-t-il si vous dépubliez une campagne ?
Cette action rendra invisible votre campagne sur la page d’accueil de la plateforme, sans pour autant supprimer les données collectées. Toutefois, veuillez noter que les dossiers associés à la campagne ne seront plus visibles dans la vue Dossiers.

Avant que l'action ne soit exécutée, vous recevrez une alerte vous permettant de confirmer ou d'annuler l'opération. Ainsi, en cas d'erreur, vous pourrez facilement annuler l'action, tandis que si vous souhaitez la finaliser, vous pourrez la valider :

En cas de dépublication accidentelle de votre campagne, il vous suffit de cliquer sur le filtre correspondant à l'état de votre campagne (par défaut, le filtre est réglé sur l'état Publié) et de sélectionner l'état Non publié pour restaurer la visibilité de votre campagne.

Une fois que vous avez effectué votre sélection, la campagne dépubliée apparaîtra à l'écran. Pour la rendre à nouveau visible dans la liste des campagnes publiées sur la page d'accueil, il vous suffit de cliquer sur les trois petits points, puis de sélectionner l'option Publier. Cela rétablira automatiquement la visibilité de la campagne.

Si vous souhaitez renouveler une campagne existante, vous avez la possibilité de la dupliquer et de modifier les dates de début et de fin. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur les trois points, puis de sélectionner l'option Dupliquer :

Avant que l'action ne soit effectuée, vous recevrez une alerte. Si vous avez commis une erreur, vous pouvez l'annuler, sinon, vous pouvez la valider pour finaliser l'action :

La dernière action disponible consiste à supprimer une campagne. Vous ne pourrez effectuer cette action que si vous n'avez aucun dossier associé à cette campagne.

Avant que l'action ne soit effectuée, vous recevrez une alerte vous informant de celle-ci. En cas d'erreur, vous pouvez l'annuler, mais si vous souhaitez finaliser l'action, vous pouvez la valider :

Recherche de campagne

Si vous avez un grand nombre de campagnes, nous avons mis à votre disposition une barre de recherche afin que vous puissiez accéder plus rapidement à une campagne spécifique :