Suppression des données de candidats

Afin de répondre à une demande de suppression des données d’un candidat, nettoyer la plateforme ou bien éviter de surcharger votre stockage, il est nécessaire de procéder périodiquement à une suppression des données.

Plusieurs approches sont disponibles, qui pourront vous permettre de réaliser cette suppression à différents niveaux.

Suppression des utilisateurs

Lors de la suppression d’un utilisateur, tous ses dossiers ainsi que les documents utilisés sur ces dossiers sont supprimés.

Cela permet donc de répondre à une demande de suppression de données d’un candidat, ou bien de nettoyer manuellement les données d’anciens candidats sur des campagnes archivées.

Cette approche ne nécessite aucune action de la part d’EMUNDUS, la suppression d’utilisateur est ouverte pour tout gestionnaire de plateforme dès le déploiement.

Suppression périodique des dossiers

La seconde approche permet d’automatiser la suppression, mais des dossiers cette fois.
Elle convient donc pour éviter de remplir votre espace de stockage en nettoyant les anciens dossiers régulièrement.

Avant tout, il est important de noter que cette fonctionnalité n'est pas disponible sur les plateformes standards. Pour pouvoir l'utiliser, vous devez nous faire parvenir une demande d'activation directement depuis notre Centre d’Assistance ou en envoyant un e-mail au chef de projet avec qui vous avez été en contact préalablement.

Cette tâche automatique se lançant tous les jours permet de supprimer des dossiers selon certains critères.

Tout d’abord, il est important de rappeler ce que ce sont les états de publication :

• Publié : il s’agit de l'état par défaut. Vos listes sont pré-filtrées sur lui.
  Tout dossier à l'état “Publié” apparaît dans les listes et est pris en compte dans les processus automatiques. Il est également bien sûr visible par les candidats.

• Archivé : l'état permettant de masquer les dossiers. Pour voir les dossiers dans cet état, vous devez modifier le filtre correspondant dans vos listes.
  Les dossiers à l'état “Archivé” n’apparaissent pas par défaut dans vos listes et ne sont pas pris en compte dans les processus automatiques. Ils restent cependant visibles par les candidats.

• Supprimé : ces dossiers n’apparaissent pas par défaut dans vos listes et ne sont pas pris en compte dans les processus automatiques. Ils ne sont plus visibles par les candidats.
  Les dossiers restent enregistrés sur la plateforme afin d'éviter une suppression par erreur d’un dossier.

Voici en détails les actions réalisées par l’automatisation d’archivage / de suppression :

1. X jours après la fin d’une campagne, les dossiers au statut “A” sont automatiquement passés à l'état de publication “Supprimé”.
   Exemple : 30 jours après la fin d’une campagne, les dossiers étant au statut “Refusé” sont passés à l'état “Supprimé”.
   Paramètres :

   1. le nombre de jours après la fin de la campagne après lesquels la tâche planifiée doit se lancer.

   2. les statuts de dossiers à prendre en compte.

2. Y jours après qu’un dossier soit passé à l'état de publication “Supprimé”, son contenu est supprimé de l’espace de stockage de la plateforme et une archive ZIP de ces informations peut être envoyée au candidat.
   Exemple : 60 jours après qu’un gestionnaire ait passé un dossier à l'état “Supprimé” OU que la tâche planifiée ait passé un dossier à l'état “Supprimé” (action n°1), le dossier est supprimé du serveur.
   Paramètres :

   1. le nombre de jours après le changement d'état d’un dossier après lequel le dossier sera supprimé définitivement.

   2. si oui ou non une archive ZIP du dossier doit être envoyée au candidat dont le dossier a été supprimé.

Ces 2 actions ne sont pas obligatoirement actives ensemble.
Il est possible par exemple de n’avoir que l’action 2 active. Cela vous laisse totalement libre de modifier l'état de publication des dossiers à “Supprimer” au fur et à mesure.
L’automatisation se chargera ensuite de supprimer ces dossiers du serveur après un nombre de jour défini.

Si cette fonctionnalité vous intéresse, merci de contacter le centre d’assistance afin que nous puissions définir une configuration correspondant à vos besoins.