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Découvrez comment créer un template d'email et comment utiliser des méta-tags afin de personnaliser votre email.

 Créer un template

• Rendez-vous votre menu “Emails” situé dans votre menu de gauche

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• Puis cliquez sur Ajouter un email.

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• Remplissez les champs :

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• Objet de l’email  : qui est le sujet de votre mail ;

• Corps de l’email : pour saisir le texte de l'email ;

• Nom de l’expéditeur : pour indiquer le nom (ex: L'équipe de la plateforme) ;

• Email de l'expéditeur : pour donner un email différent de l'email utilisé par défaut pour envoyer les mails à partir de la plateforme ;

• Catégorie / type d'email : pour définir si le template est un modèle (utilisable pour l'envoi d'emails aux candidats), une campagne de mailing, un mail système (qui s'enverra sur certains déclencheurs).

• Sauvegardez.

Utiliser les méta-tags

Vous pouvez utiliser des méta-tags pour personnaliser vos emails. Ceux-ci se présentent sous une forme [META_TAG] qui, dans l'email, se transformeront selon les informations souhaitées.

Ces méta-tags sont très utiles dans le cas d'emails répétés à destination de plusieurs personnes devant contenir des informations différentes (nom du programme, date, nom et prénom de la personne...).

Méta-tags généraux

Voici une liste des méta-tags généraux que vous pouvez utiliser :

• [FNUM] pour le numéro de dossier du candidat ;

• [USER_NAME] pour le nom d'utilisateur du candidat ;

• [COURSE_LABEL] pour le nom du programme ;

• [CAMPAIGN_LABEL] pour le nom de la campagne ;

• [SITE_URL] pour l'adresse de la plateforme de candidature ;

• [USER_EMAIL] pour l'email de l'utilisateur.

Pour accéder à tous les tag cliquez sur “Voir les balises utilisables” en dessous du corps de l’email

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Vous tomberez alors sur cette page :

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(1) Choisissez d’abord le programme concerné

(2) Sélectionnez la campagne concernée

(3) Pour des tags génériques comme le nom et prénom de l'étudiant à inclure automatiquement dans l’email cliquez sur “Autres tags”. Cliquez sur une balise pour copier automatiquement la balise puis retournez dans votre email afin de la coller.

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Guide de création d'un modèle (ou template) d'e-mail : étapes à suivre

Pour accéder au menu “Email”, cliquez sur l'icône représentant une petite enveloppe située dans la partie gauche de votre interface :

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Cliquez ensuite sur le bouton “Ajouter un email” :

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Après avoir cliqué sur le bouton, vous serez redirigé vers une page appelée “Informations” où vous devrez remplir divers champs, à savoir :

• l'objet de l'e-mail :

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• le corps de l’e-mail :

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La particularité de ce champ réside dans la possibilité d'ajouter des balises similaires à celles utilisées en publipostage. Il vous suffit d'insérer un slash / dans le corps de l’e-mail pour afficher une liste de balises de base :

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Utilisation des paramètres avancés pour une configuration approfondie de votre modèle

Pour approfondir la configuration de votre modèle d’e-mail, vous pouvez exploiter les paramètres avancés en cliquant sur l'icône représentée par un plus vert "+" :

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Une fois dans l'interface des paramètres avancés, un nouvel éventail de champs s'offrira à vous, incluant notamment :

• Nom de l’expéditeur : cette information sera affichée à côté de l'adresse e-mail de l'expéditeur lors de l'envoi d'un e-mail :
  À titre d'exemple, supposons que le candidat ait reçu un courrier électronique avec l'en-tête suivant :

  De : John Doe johndoe@example.com
  À : Jane Smith janesmith@example.com
  Objet : Invitation à l'événement
  Dans cet exemple, le nom de l’expéditeur est John Doe.

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• Email de l’expéditeur : cette information sera utilisée comme adresse de réponse, offrant ainsi au candidat la possibilité de répondre par e-mail.
  À titre d'exemple, supposons que le candidat ait reçu un courrier électronique avec l'en-tête suivant :

  De : John Doe johndoe@example.com
  À : Jane Smith janesmith@example.com
  Objet : Invitation à l'événement

  Dans cet exemple, l'adresse e-mail de l'expéditeur est johndoe@example.com. Si Jane Smith souhaite répondre à cet e-mail, sa réponse sera envoyée à l'adresse johndoe@example.com.

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• Catégorie : elle vous permet de classer vos modèles d'e-mails par thématique, facilitant ainsi votre organisation lorsque vous souhaitez envoyer un e-mail à un candidat :

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• Copie(s) : à chaque envoi du modèle, vous avez la possibilité d'opter pour l'ajout d'une ou plusieurs adresses e-mails en copie (CC) :

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• Copie(s) cachée(s) : à chaque envoi du modèle, vous avez la possibilité de choisir d'ajouter une ou plusieurs adresse en copie cachée (CCi) :

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• Courriers attachés : ces courriers sont générés au moment où l’e-mail est envoyé.
  Exemples : lettre d’admission ou lettre de refus. Ces courriers sont générés à partir du dossier de candidature.

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• Étiquette(s) associée(s) : lors de l'envoi de votre e-mail aux candidats, vous avez la possibilité d'attribuer automatiquement une étiquette aux dossiers auxquels cet e-mail a été envoyé. Cette fonctionnalité s'avère particulièrement utile lors de relances par e-mail, évitant ainsi l'envoi répété du même message :

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• Documents du candidat : cette fonctionnalité se révèle particulièrement utile lorsque le candidat a déposé un document inapproprié ou erroné dans son dossier. Vous disposez d'une liste déroulante vous permettant de sélectionner le type de document concerné (par exemple : CV). Une fois le type de document choisi, s’il est présent sur le dossier du candidat, alors il sera automatiquement ajouté en pièce jointe.

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Une fois que vous avez configuré votre e-mail, il vous suffit de cliquer sur “Sauvegarder et continuer”.