Prérequis
Vous devez être gestionnaire de votre plateforme pour accéder à la gestion de vos campagnes et personnaliser les déclencheurs.
Avant de pouvoir automatiser un e-mail, il est nécessaire de le créer au préalable. Pour ce faire, vous pouvez consulter l'article suivant : Créer un modèle (ou template) d'e-mail
Les étapes essentielles de l’automatisation des e-mails
Pour accéder au déclencheur d'e-mail, cliquez sur l'icône Campagne d’appel dans le menu situé à gauche de votre écran :
Choisissez la campagne concernée puis cliquez sur le bouton Modifier.
Lorsque vous êtes dans la campagne, sélectionnez l’onglet Emails dans le menu supérieur.
En matière de déclencheurs d'e-mails, il existe deux actions possibles :
l'action du candidat
l'action d'un gestionnaire / évaluateur.
Le premier cas concerne l'envoi d'un e-mail lorsque le candidat soumet son dossier. Ainsi, dès que le candidat effectue cette action, un e-mail est automatiquement déclenché.
Dans le second cas, un e-mail peut être déclenché lorsque l'un des gestionnaires ou évaluateurs modifie le statut d'un dossier. Dès qu'un de ces profils effectue cette action, un e-mail sera automatiquement envoyé en conséquence.
Action du candidat
En cliquant sur le bouton Créer un e-mail automatique dans la section Action du candidat, configurez un déclencheur qui enverra automatiquement un e-mail dès que le candidat soumettra son dossier.
Pour ce faire, choisissez le modèle d’e-mail approprié :
Ensuite, déterminez le statut qui déclenchera l'envoi de l'e-mail :
Enfin, spécifiez le ou les destinataire(s) de l'e-mail, généralement le candidat.
Une fois tous les paramètres configurés, cliquez sur Sauvegarder et continuer.
Action du gestionnaire / évaluateur
En cliquant sur le bouton Créer un e-mail automatique dans la section Action du gestionnaire/évaluateur, configurez un déclencheur qui enverra automatiquement un e-mail lorsqu'un changement de statut manuel est effectué par l'un des gestionnaires/évaluateurs.
En tant que gestionnaire, vous avez la possibilité de vérifier que l'automatisation fonctionne correctement. Pour cela, accédez à un dossier de la campagne et effectuez le changement de statut prévu par l'automatisation.
Si tout est correctement configuré, vous verrez s'afficher le message suivant avant le changement de statut : "Cette action enverra un e-mail aux candidats sélectionnés".
Cela vous permettra de vous assurer que les déclencheurs d'e-mails sont paramétrés de manière efficace et que les communications automatiques sont bien exécutées en fonction des actions des gestionnaires/évaluateurs.
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