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Familiarisez-vous avec la gestion de vos campagnes de candidature. AjouterAjoutez, rechercherrecherchez, modifiermodifiez, dépublierdépubliez, dupliquerdupliquez, clôturerclôturez, supprimer supprimez une campagne depuis le compte gestionnaire de la plateforme. |
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Pré-requis
Un compte utilisateur EMUNDUS de type gestionnaire de plateforme ou de programme.
Ce compte utilisateur doit avoir un droit de gestion des campagnes.
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Une campagne est un processus durant lequel des candidats ont la possibilité de déposer des dossiers de candidature pour un programme associé dans une période de temps donnée. Sur la plateforme, les campagnes s’intitulent "Période “Période de dépôt de dossiers" ou Campagne d’appeldossiers” ou “Campagne d’appel”.
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Le terme “Campagne” peut être modifié afin de convenir à votre organisation. |
Qu'est-ce qu'un programme ?
Un programme catégorise classe et regroupe un ensemble de campagnes. Par exemple, les campagnes de Master 1, Master 2 et Master 2 3 peuvent être regroupées sous le programmes programme Master.
Ajouter une campagne
Pour ajouter une campagne, cliquez sur “Campagne d’appel” accessible depuis le lien “Campagne d'appel” qui se trouve dans le menu principal à gauche de votre écran : .
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Puis cliquez sur le bouton “Créer une campagne” :
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Vous devrez alors compléter certains champ devez compléter différentes étapes :
Les informations générales ;
Les documents préalables ;
Le formulaire ;
Les emails automatiques, également nommés déclencheurs d’e-mails.
Vous devrez ensuite remplir certains champs pour créer votre campagne, en commençant par le nom de la campagne. Les champs obligatoires à compléter sont marqués d’une petite étoile rouge *.
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Afin de Pour lancer une campagne, vous devrez devez définir une date de début :
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En cliquant Lorsque vous cliquez sur ce champ, un calendrier va apparaîtres'affiche. Pour changer l’annéemodifier l'année, vous pouvez cliquer directement sur l’annéecelle-ci. Pour changer de mois naviguer plus rapidement , vous pouvez cliquer entre les mois, cliquez sur le mois puis pouvez choisir et choisissez ensuite le jour de lancement de votre campagne.
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Après avoir valider, il vous sera demandé une Une fois la date de lancement de votre campagne validée, vous devrez également spécifier l'heure de lancement.
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Votre pagne Enfin, votre campagne se clôturera à la date que vous aurez indiqué indiquée dans le champ de date de fin.
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Les sessions correspondent Une session correspond à la période dans durant laquelle la votre campagne à lieu. Vous pouvez avoir sera ouverte. Il est possible d’avoir plusieurs campagnes simultanément dans la une même période. Elle sera utilisée dans le filtre Année de Cette information sera disponible comme critère de filtrage dans la vue campagne (filtre “Année”).
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Sur Dans la page d’accueil, les candidats auront une visualisation des campagnes en cours.
Vous avez la possibilité d’ajouter une courte description qui sera visible sur la page d’accueil.
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Si section “Informations”, le champ “Résumé” vous permet d'afficher une brève description de la campagne en cours qui sera visible par les candidats sur la page d'accueil. Par ailleurs, sur cette même page, les candidats auront une vue d'ensemble de toutes les campagnes en cours.
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Lorsqu'un candidat clique sur une campagne sur depuis la page d’accueild'accueil, il pourra voir accéder à une description plus détaillé de la campagne.
Pour cela vous devez remplir détaillée de celle-ci. Le texte affiché cette fois sera celui que vous indiquerez dans le champ “Décrivez votre campagne”.
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Enfin, veuillez sélectionner un programme dans la liste existante ou en créer un nouveau en cliquant sur le symbole "+" vert.
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Pour retrouver vos programmes, vous pourrez retourner sur la page regroupant la liste des campagnes et cliquer sur l’onglet “Programmes”. |
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Une fois cette opération réaliséeétape effectuée, cliquez sur sauvegarder le bouton “Sauvegarder et continuer.
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continuer”.
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Vous êtes à présent sur l’onglet intitulé “Documents préalables”.
Pour information, ces redirigé vers l'onglet “Documents préalables”.
Ces documents sont mis à la disposition des candidats avant le dépôt de leur dossier de candidature . Ces documents sont accessibles par ces derniers en cliquant sur le bouton “Plus d’informations” sur la page d’accueil, lorsque votre campagne est publiéede description de la campagne ainsi qu'à côté du formulaire lorsqu’ils remplissent leur dossier.
Pour déposer les déposer, glissez les directement dans l’encart dédié à cet effet, puis cliquez documents, il vous suffit de les glisser directement dans la zone prévue à cet effet (indiquée par le texte “Déposez vos documents ici”), puis de cliquer sur le bouton “Sauvegarder et continuer”.
Cliquez Si aucun document préalable n'est requis, cliquez directement sur le bouton “Sauvegarder et continuer” si aucun document préalable n’est requis.
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Multi-campagne par programme ?
Dans un même programme, vous avez la possibilité de créer plusieurs campagnes la même année.
Exemples : vous organisez vos campagnes par trimestre, par semestre ou en fonction du profil de vos candidats.
Avec les filtres, vous pouvez afficher tous les dossiers reçus au cours d'une année pour un programme (regroupant les campagnes) dans les vues de Dossiers.
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ou bien directement sur l’onglet suivant dans la liste des onglets.
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Pour collecter les données des candidats, il est nécessaire d'associer votre campagne à un formulaire. Vous pouvez en choisir un parmi la liste existante ou en créer un nouveau.
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Pour créer un formulaire, référez-vous à l’article Créer un formulaire |
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Il ne reste plus qu'à paramétrer les e-mails automatiques.
Pour information, la plateforme est déjà configurée pour envoyer automatiquement un e-mail de confirmation au candidat dès qu'il soumet son dossier de candidature, sans que vous ayez à intervenir.
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Pour créer un e-mail automatique, référez-vous à l’article : Automatiser vos envois d'e-mails |
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Modifier une campagne
Pour modifier une campagne, cliquez sur le bouton “Modifier” :
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Dans cet espace, vous avez la possibilité de vous disposez d’un éventail d'options vous permettant de modifier votre campagne en fonction de vos besoins et de vos objectifs.
Vous pouvez facilement mettre à jour les informations générales de votre campagne, d’ajouter ajouter ou de supprimer des documents préalables (pour rappel, ces documents sont accessibles aux candidats avant le dépôt de leur dossier de candidature lorsqu’ils cliquent sur le bouton “Plus d’informations” sur la page d’accueil), d’associer le modèle de formulaire que vous souhaitez utiliser, et de gérer . De plus, vous avez la possibilité de changer votre modèle de formulaire et de reconfigurer les e-mails automatiques.
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| Info |
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Pour plus d’informations sur l’automatisation de vos envois d’e-mails, nous vous invitons à consulter cet article : |
Dépublier ou Dupliquer votre campagne
Pour se faire, cliquez sur les sur les 3 petits points gris et choisissez l’action souhaitée :
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Dupliquer : action de faire une ou plusieurs copie(s) de votre campagne.
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Cette flexibilité vous offre un contrôle et une autonomie sur la personnalisation de votre campagne, afin de vous assurer qu'elle soit parfaitement adaptée à vos besoins spécifiques.
Dépublier ou dupliquer votre campagne
Pour dépublier ou dupliquer votre campagne, il vous suffit de cliquer sur les trois petits points gris et de sélectionner l’action que vous souhaitez réaliser :
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Que se passe-t-il si vous dépubliez une campagne ?
Cette action rendra invisible votre campagne sur la page d’accueil de la plateforme, sans
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pour autant supprimer les données collectées
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Info + : Si vous avez accidentellement dépublié . Toutefois, veuillez noter que les dossiers associés à la campagne ne seront plus visibles dans la liste “Dossiers”.
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Avant que l'action ne soit exécutée, vous recevrez une alerte vous permettant de confirmer ou d'annuler l'opération. Ainsi, en cas d'erreur, vous pourrez facilement annuler l'action :
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En cas de dépublication accidentelle de votre campagne, il vous suffit de cliquer sur le filtre dédié correspondant à l'état de votre campagne (par défaut, le filtre est positionné par défaut réglé sur l'état “Publié”) et de sélectionner l'état “Non publié” :
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pour restaurer la visibilité de votre campagne.
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Une fois la que vous avez effectué votre sélection effectuée, la campagne dépubliée s’affiche sur votre écran.
Cliquez sur les 3 petits points, puis sur “Publier” pour faire réapparaître automatiquement la campagne dans la liste des campagnes publiées présentes sur la page d’accueil.
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Clôturer votre campagne
Votre campagne se clôture automatiquement à la date de fin indiquée
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apparaîtra à l'écran. Pour la rendre à nouveau visible dans la liste des campagnes publiées sur la page d'accueil, il vous suffit de cliquer sur les trois petits points, puis de sélectionner l'option Publier. Cela rétablira la visibilité de la campagne.
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Si vous souhaitez renouveler une campagne existante, vous avez la possibilité de la dupliquer. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur les trois points, puis de sélectionner l'option “Dupliquer” :
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Avant que l'action ne soit effectuée, vous recevrez une alerte. Si vous avez commis une erreur, vous pouvez l'annuler. Sinon, vous pouvez la valider pour finaliser l'action :
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La dernière action disponible consiste à supprimer une campagne. Vous ne pourrez effectuer cette action que si vous n'avez aucun dossier associé à cette campagne.
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Avant que l'action ne soit effectuée, vous recevrez une alerte vous informant de celle-ci. En cas d'erreur, vous pouvez l'annuler, mais si vous souhaitez finaliser l'action, vous pouvez la valider :
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Recherche de campagne
Si vous avez un grand nombre de campagnes, nous avons mis à votre disposition une barre de recherche afin que vous puissiez accéder plus rapidement à une campagne spécifique :
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A partir du menu Campagne d’appel, vous pouvez directement accéder aux dossiers filtrés sur la campagne en question.
Dans la carte d’une campagne, vous avez un lien avec le nombre de dossiers qui ont été recueillis.
Si vous cliquez dessus, vous serez redirigé sur la page dossiers, le filtre campagne sera définit sur la campagne sélectionnée.
