Gérer vos campagnes de candidature

Pré-requis

1. Un compte utilisateur EMUNDUS de type gestionnaire de plateforme ou de programme.

2. Ce compte utilisateur doit avoir un droit de gestion des campagnes.

Qu'est-ce qu'une campagne ?

Une campagne est un processus durant lequel des candidats ont la possibilité de déposer des dossiers de candidature pour un programme associé dans une période de temps donnée. Sur la plateforme, les campagnes s’intitulent “Période de dépôt de dossiers” ou “Campagne d’appel”.

Qu'est-ce qu'un programme ?

Un programme classe et regroupe un ensemble de campagnes. Par exemple, les campagnes de Master 1, Master 2 et Master 3 peuvent être regroupées sous le programme Master.

Ajouter une campagne

Pour ajouter une campagne, cliquez sur le lien “Campagne d'appel” qui se trouve dans le menu principal à gauche de votre écran.

Open

Puis cliquez sur le bouton Créer une campagne :

Open

Vous devez compléter différentes étapes :

• Les informations générales ;

• Les documents préalables ;

• Le formulaire ;

• Les emails automatiques, également nommés déclencheurs d’e-mails.

Vous devrez ensuite remplir certains champs pour créer votre campagne, en commençant par le nom de la campagne. Les champs obligatoires à compléter sont marqués d’une petite étoile rouge *.

Pour lancer une campagne, vous devez définir une date de début :

Lorsque vous cliquez sur ce champ, un calendrier s'affiche. Pour modifier l'année, vous pouvez cliquer directement sur celle-ci. Pour naviguer plus rapidement entre les mois, cliquez sur le mois et choisissez ensuite le jour de lancement de votre campagne.

Une fois la date de lancement de votre campagne validée, vous devrez également spécifier l'heure de lancement.

Enfin, votre campagne se clôturera à la date que vous aurez indiquée dans le champ de date de fin.

Une session correspond à la période durant laquelle votre campagne sera ouverte. Il est possible d’avoir plusieurs campagnes simultanément dans une même période. Cette information sera disponible comme critère de filtrage dans la vue campagne (filtre “Année”).

Dans la section “Informations”, le champ “Résumé” vous permet d'afficher une brève description de la campagne en cours qui sera visible par les candidats sur la page d'accueil. Par ailleurs, sur cette même page, les candidats auront une vue d'ensemble de toutes les campagnes en cours.

Lorsqu'un candidat clique sur une campagne depuis la page d'accueil, il pourra accéder à une description plus détaillée de celle-ci. Le texte affiché cette fois sera celui que vous indiquerez dans le champ “Décrivez votre campagne”.

Enfin, veuillez sélectionner un programme dans la liste existante ou en créer un nouveau en cliquant sur le symbole "+" vert.

Une fois cette étape effectuée, cliquez sur le bouton “Sauvegarder et continuer”.

Vous êtes à présent redirigé vers l'onglet “Documents préalables”.
Ces documents sont mis à la disposition des candidats avant le dépôt de leur dossier de candidature sur la page de description de la campagne ainsi qu'à côté du formulaire lorsqu’ils remplissent leur dossier.

Pour déposer les documents, il vous suffit de les glisser directement dans la zone prévue à cet effet (indiquée par le texte “Déposez vos documents ici”), puis de cliquer sur le bouton “Sauvegarder et continuer”.

Si aucun document préalable n'est requis, cliquez directement sur le bouton “Sauvegarder et continuer” ou bien directement sur l’onglet suivant dans la liste des onglets.

Pour collecter les données des candidats, il est nécessaire d'associer votre campagne à un formulaire. Vous pouvez en choisir un parmi la liste existante ou en créer un nouveau.

Il ne reste plus qu'à paramétrer les e-mails automatiques.
Pour information, la plateforme est déjà configurée pour envoyer automatiquement un e-mail de confirmation au candidat dès qu'il soumet son dossier de candidature, sans que vous ayez à intervenir.

Modifier une campagne

Pour modifier une campagne, cliquez sur le bouton “Modifier” :

Dans cet espace, vous disposez d’un éventail d'options vous permettant de modifier votre campagne en fonction de vos besoins et de vos objectifs.
Vous pouvez facilement mettre à jour les informations générales de votre campagne, ajouter ou supprimer des documents préalables. De plus, vous avez la possibilité de changer votre modèle de formulaire et de reconfigurer les e-mails automatiques.

Cette flexibilité vous offre un contrôle et une autonomie sur la personnalisation de votre campagne, afin de vous assurer qu'elle soit parfaitement adaptée à vos besoins spécifiques.

Dépublier ou dupliquer votre campagne

Pour dépublier ou dupliquer votre campagne, il vous suffit de cliquer sur les trois petits points gris et de sélectionner l’action que vous souhaitez réaliser :

Que se passe-t-il si vous dépubliez une campagne ?

Cette action rendra invisible votre campagne sur la page d’accueil de la plateforme, sans pour autant supprimer les données collectées. Toutefois, veuillez noter que les dossiers associés à la campagne ne seront plus visibles dans la liste “Dossiers”.

Avant que l'action ne soit exécutée, vous recevrez une alerte vous permettant de confirmer ou d'annuler l'opération. Ainsi, en cas d'erreur, vous pourrez facilement annuler l'action :

En cas de dépublication accidentelle de votre campagne, il vous suffit de cliquer sur le filtre correspondant à l'état de votre campagne (par défaut, le filtre est réglé sur l'état “Publié”) et de sélectionner l'état “Non publié” pour restaurer la visibilité de votre campagne.

Une fois que vous avez effectué votre sélection, la campagne dépubliée apparaîtra à l'écran. Pour la rendre à nouveau visible dans la liste des campagnes publiées sur la page d'accueil, il vous suffit de cliquer sur les trois petits points, puis de sélectionner l'option Publier. Cela rétablira la visibilité de la campagne.

Si vous souhaitez renouveler une campagne existante, vous avez la possibilité de la dupliquer. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur les trois points, puis de sélectionner l'option “Dupliquer” :

Avant que l'action ne soit effectuée, vous recevrez une alerte. Si vous avez commis une erreur, vous pouvez l'annuler. Sinon, vous pouvez la valider pour finaliser l'action :

La dernière action disponible consiste à supprimer une campagne. Vous ne pourrez effectuer cette action que si vous n'avez aucun dossier associé à cette campagne.

Avant que l'action ne soit effectuée, vous recevrez une alerte vous informant de celle-ci. En cas d'erreur, vous pouvez l'annuler, mais si vous souhaitez finaliser l'action, vous pouvez la valider :

Recherche de campagne

Si vous avez un grand nombre de campagnes, nous avons mis à votre disposition une barre de recherche afin que vous puissiez accéder plus rapidement à une campagne spécifique :

A partir du menu Campagne d’appel, vous pouvez directement accéder aux dossiers filtrés sur la campagne en question.

Dans la carte d’une campagne, vous avez un lien avec le nombre de dossiers qui ont été recueillis.

Si vous cliquez dessus, vous serez redirigé sur la page dossiers, le filtre campagne sera définit sur la campagne sélectionnée.