Gérer vos campagnes de candidature

Prérequis

1. Un compte utilisateur EMUNDUS de type gestionnaire de plateforme ou de programme.

2. Ce compte utilisateur doit avoir un droit de gestion des campagnes.

Qu'est-ce qu'une campagne ?

Une campagne est un processus durant lequel des candidats ont la possibilité de déposer des dossiers de candidature pour un programme associé dans une période de temps donnée. Sur la plateforme, les campagnes s’intitulent "Période de dépôt de dossiers".

Ajouter une campagne

Pour ajouter une campagne, cliquez sur “Campagne d’appel” accessible depuis le menu principal à gauche de votre écran :

Puis cliquez sur le bouton “Créer une campagne” :

La page ci-dessous s’affiche sur votre écran :

Complétez les champs en fonction de vos critères :

• Nom de la campagne : Nommez votre campagne. Ce nom sera visible par les candidats.

• Début de la campagne : Indiquez la date et l’heure du début de votre campagne en respectant les formats suivants :
  - Date : JJ/MM/AAAA ;
  - Heure : hh:mm (fuseau horaire GMT+1).

• Fin de la campagne : Indiquez la date et l’heure de fin de votre campagne en respectant les formats suivants :
  - Date : JJ/MM/AAAA ;
  - Heure : hh:mm (fuseau horaire GMT+1).

• Session : Indiquez la période concernée par votre campagne (exemple : 2023-2024).

• Résumé : Rédigez une description concise de votre campagne. Celle-ci sera affichée dans un encart dédié sur la page d’accueil.

• Description : Détaillez ici votre campagne. Les candidats y accèdent en cliquant sur le bouton “En savoir plus” sur la page d’accueil.

• Programme : Un programme catégorise un ensemble de campagnes. Par exemple, toutes vos campagnes sont soit rattachées à un seul programme, soit divisées en plusieurs programmes. Pour créer un programme, cliquez sur le “+” vert situé à droite du champ “Veuillez choisir un programme”.

Une fois cette opération réalisée, cliquez sur sauvegarder et continuer.

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Vous êtes à présent sur l’onglet intitulé “Documents préalables”.
Pour information, ces documents sont mis à la disposition des candidats avant le dépôt de leur dossier de candidature. Ces documents sont accessibles par ces derniers en cliquant sur le bouton “Plus d’informations” sur la page d’accueil, lorsque votre campagne est publiée.
Pour les déposer, glissez les directement dans l’encart dédié à cet effet, puis cliquez sur le bouton “Sauvegarder et continuer”.

Cliquez directement sur le bouton “Sauvegarder et continuer” si aucun document préalable n’est requis.

Multi-campagne par programme ?

Dans un même programme, vous avez la possibilité de créer plusieurs campagnes la même année.
Exemples : vous organisez vos campagnes par trimestre, par semestre ou en fonction du profil de vos candidats.

Avec les filtres, vous pouvez afficher tous les dossiers reçus au cours d'une année pour un programme (regroupant les campagnes) dans les vues de Dossiers.

Rechercher une campagne

Modifier une campagne

Pour modifier une campagne, cliquez sur le bouton “Modifier” :

Dans cet espace, vous avez la possibilité de mettre à jour les informations générales de votre campagne, d’ajouter ou de supprimer des documents préalables (pour rappel, ces documents sont accessibles aux candidats avant le dépôt de leur dossier de candidature lorsqu’ils cliquent sur le bouton “Plus d’informations” sur la page d’accueil), d’associer le modèle de formulaire que vous souhaitez utiliser, et de gérer les e-mails automatiques.

Dépublier ou Dupliquer votre campagne

Pour se faire, cliquez sur les sur les 3 petits points gris et choisissez l’action souhaitée :

• Dupliquer : action de faire une ou plusieurs copie(s) de votre campagne.

• Dépublier : l'action de dépublication rend la campagne invisible sur la page d’accueil de la plateforme, sans toutefois supprimer les données collectées.

Info + : Si vous avez accidentellement dépublié votre campagne, il suffit de cliquer sur le filtre dédié à l'état de votre campagne (le filtre est positionné par défaut sur l'état “Publié”) et de sélectionner l'état “Non publié” :

Une fois la sélection effectuée, la campagne dépubliée s’affiche sur votre écran.
Cliquez sur les 3 petits points, puis sur “Publier” pour faire réapparaître automatiquement la campagne dans la liste des campagnes publiées présentes sur la page d’accueil.

Clôturer votre campagne

Votre campagne se clôture automatiquement à la date de fin indiquée

Supprimer votre campagne