Gérer vos campagnes de candidature

Prérequis

1. Un compte utilisateur EMUNDUS de type gestionnaire de plateforme ou de programme.

2. Ce compte utilisateur doit avoir un droit de gestion des campagnes.

Qu'est-ce qu'une campagne ?

Une campagne est un processus durant lequel des candidats ont la possibilité de déposer des dossiers de candidature pour un programme associé dans une période de temps donnée. Sur la plateforme, les campagnes s’intitulent Période de dépôt de dossiers ou Campagne d’appel.

Qu'est-ce qu'un programme ?

Un programme classe et regroupe un ensemble de campagnes. Par exemple, les campagnes de Master 1, Master 2 et Master 3 peuvent être regroupées sous le programme Master.

Ajouter une campagne

Pour ajouter une campagne, cliquez sur Campagne d'appel qui se trouve dans le menu principal à gauche de votre écran.

Puis cliquez sur le bouton Créer une campagne :

Vous devrez ensuite remplir certains champs pour créer votre campagne, en commençant par le nom de la campagne. Les champs obligatoires à compléter sont marqués d’une petite étoile rouge *.

Pour lancer une campagne, vous devez définir une date de début :

Lorsque vous cliquez sur ce champ, un calendrier s'affiche. Pour modifier l'année, vous pouvez cliquer sur celle-ci. Pour naviguer plus rapidement entre les mois, cliquez sur le mois et choisissez ensuite le jour de lancement de votre campagne.

Une fois la date de lancement de votre campagne validée, vous devrez également spécifier l'heure de lancement.

Enfin, votre campagne se clôturera à la date que vous aurez indiquée dans le champ de date de fin.

Une session correspond à une période durant laquelle votre campagne sera ouverte. Il est possible d’avoir plusieurs campagnes simultanément dans une même période. Cette information sera utilisée comme critère de filtrage dans la vue campagne (filtre Année).

Dans la section Informations, le champ Résumé vous permet d'afficher une brève description de la campagne en cours qui sera visible par les candidats sur la page d'accueil. Par ailleurs, sur cette même page, les candidats auront une vue d'ensemble de toutes les campagnes en cours.

Lorsqu'un candidat clique sur une campagne depuis la page d'accueil, il pourra accéder à une description plus détaillée de celle-ci. Pour cela, vous devez compléter le champ Décrivez votre campagne.

Avant de finaliser la création de votre campagne, vous devez choisir un Programme dans la liste ou en créer un nouveau en cliquant sur le symbole “+” vert.

Une fois cette étape effectuée, cliquez sur le bouton Sauvegarder et continuer.

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Vous êtes à présent sur l’onglet intitulé “Documents préalables”.
Pour information, ces documents sont mis à la disposition des candidats avant le dépôt de leur dossier de candidature. Ces documents sont accessibles par ces derniers en cliquant sur le bouton “Plus d’informations” sur la page d’accueil, lorsque votre campagne est publiée.
Pour les déposer, glissez les directement dans l’encart dédié à cet effet, puis cliquez sur le bouton “Sauvegarder et continuer”.

Cliquez directement sur le bouton “Sauvegarder et continuer” si aucun document préalable n’est requis.

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Afin de collecter les données des candidats, vous devez associer votre campagne à un formulaire.
Vous pouvez en choisir un parmi la liste existante ou en créer un nouveau.

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La dernière chose qui vous reste à paramétrer ce sont les emails automatiques.
Vous aurez toujours par défaut un mail de confirmation d’envoi de dossier quand le dossier du candidat passe au statut envoyé.

Modifier une campagne

Pour modifier une campagne, cliquez sur le bouton “Modifier” :

Dans cet espace, vous avez la possibilité de mettre à jour les informations générales de votre campagne, d’ajouter ou de supprimer des documents préalables (pour rappel, ces documents sont accessibles aux candidats avant le dépôt de leur dossier de candidature lorsqu’ils cliquent sur le bouton “Plus d’informations” sur la page d’accueil), d’associer le modèle de formulaire que vous souhaitez utiliser, et de gérer les e-mails automatiques.

Dépublier ou Dupliquer votre campagne

Pour se faire, cliquez sur les sur les 3 petits points gris et choisissez l’action souhaitée :

Vous pouvez dépublier une campagne, cette action rend la campagne invisible sur la page d’accueil de la plateforme, sans toutefois supprimer les données collectées. Vous ne verrez en revanche plus les dossiers dans la vue Dossiers

Vous aurez une alerte avant que l’action soit effective. Vous pouvez annuler si c’est une erreur ou valider si vous voulez finaliser l’action.

Si vous avez accidentellement dépublié votre campagne, il suffit de cliquer sur le filtre dédié à l'état de votre campagne (le filtre est positionné par défaut sur l'état “Publié”) et de sélectionner l'état “Non publié” :

Une fois la sélection effectuée, la campagne dépubliée s’affiche sur votre écran.
Cliquez sur les 3 petits points, puis sur “Publier” pour faire réapparaître automatiquement la campagne dans la liste des campagnes publiées présentes sur la page d’accueil.

Si vous voulez renouveler une campagne existante, vous pouvez la dupliquer et modifier les dates de début et de fin de campagne. Pour cela, vous pouvez cliquer sur les trois points puis sur dupliquer

Vous aurez une alerte avant que l’action soit effective. Vous pouvez annuler si c’est une erreur ou valider si vous voulez finaliser l’action.

La dernière action disponible est la suppression d’une campagne. Vous ne pourrez effectuer cette action seulement si vous n’avez pas de dossier sur cette campagne.

Vous aurez une alerte avant que l’action soit effective. Vous pouvez annuler si c’est une erreur ou valider si vous voulez finaliser l’action.

Recherche de campagne

Si vous avez un nombre conséquent de campagne, nous vous mettons à votre disposition une barre de recherche pour vous permettre d’accéder plus rapidement à un campagne en particulier.