Configurer les phases d'une campagne

Avant tout, il est important de noter que cette fonctionnalité n'est pas disponible sur les plateformes standards. Pour pouvoir l'utiliser, vous devez nous faire parvenir une demande d'activation directement depuis notre Centre d’Assistance ou en envoyant un e-mail au chef de projet avec qui vous avez été en contact préalablement.

Pour rappel, les phases permettent de gérer votre processus de sélection en plusieurs étapes. Elles vous offrent la possibilité de passer automatiquement de la phase initiale de candidature à la phase d'admission par exemple, en fonction des dates et des statuts définis.

Lorsque cette fonctionnalité est activée sur votre plateforme, une page spécialement dédiée à la Gestion des phases ou à la Gestion des admissions (le nom de la page est donné selon votre fonctionnement interne) est ajoutée à votre espace.

Ce menu se trouve généralement dans le menu de gauche sous “Paramètres” ou “Administration”.

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Avant de créer une phase, il est essentiel de déterminer préalablement les différentes étapes de votre processus de sélection, également appelées phases.
Votre processus peut comporter une ou plusieurs phase(s), selon votre choix, que ce soit par campagne(s) ou par programme(s). Cette démarche requiert une définition précise du contenu de chaque phase.

Par exemple, si votre processus de sélection comporte trois phases distinctes, à savoir une phase d'admission, une phase de demande de documents supplémentaires et une phase de paiement, il est essentiel de définir le contenu spécifique à chaque phase.

Pour la première phase, vous devrez (toujours à titre d’exemple) déterminer les éléments du formulaire d'admission que les candidats devront remplir. Cela peut inclure des informations personnelles, des qualifications académiques, des expériences professionnelles, etc.

Dans la deuxième phase, dédiée aux documents supplémentaires, vous devrez spécifier quels documents seront requis des candidats. Il peut s'agir de relevés de notes, de lettres de recommandation, de certificats de compétence, ou tout autre document nécessaire pour évaluer la candidature de manière approfondie.

Enfin, dans la troisième phase de paiement, il sera nécessaire de mettre en place un formulaire de paiement pour permettre aux candidats sélectionnés de régler les frais associés à leur admission ou à leur inscription.

En définissant clairement le contenu de chaque phase, vous vous assurez que le processus de sélection se déroule de manière organisée et cohérente, en offrant aux candidats la possibilité de fournir les informations et les documents complémentaires et nécessaires à chaque étape.

En outre, il est également important de définir les statuts d'entrée et de sortie des dossiers pour chaque étape.

Par exemple, le statut d'entrée pour la troisième phase pourrait être "en attente de paiement", tandis que le statut de sortie serait "payé" une fois que les candidats auront effectué leur paiement.

Pour créer une nouvelle phase, il vous suffit de cliquer sur le bouton “Ajouter” qui se trouve sur la page de gestion des phases :

Open

Dans un premier temps, vous devez définir pour quelle(s) campagne(s) OU quel(s) programme(s) vous souhaitez mettre en place cette phase. En général, il est recommandé de spécifier uniquement le programme afin de simplifier le processus et éviter d'avoir à éditer les phases à chaque nouvelle création de campagne :

Ensuite, vous devez sélectionner le formulaire qui sera proposé aux candidats :

Comme mentionné précédemment, dans le champ statuts d’entrée, vous devez sélectionner les statuts qui permettront aux candidats d'accéder à la phase :

Chaque phase a une date de début et de fin, tout comme les campagnes.
Pour renseigner ces informations, vous devez remplir les champs de date de début et de date de fin en cliquant sur l'icône du calendrier.
De plus, vous devrez préciser les heures associées à ces dates en cliquant sur l'icône de l'horloge :

La dernière étape de configuration de votre phase consiste à sélectionner un statut de sortie parmi la liste des statuts préalablement créés dans la plateforme :

Cliquez sur le bouton “Sauvegarder” pour enregistrer cette phase une fois que vous avez terminé de configurer tous ses paramètres :

Après avoir enregistré la phase en cliquant sur le bouton “Sauvegarder”, vous serez automatiquement redirigé vers la liste des phases. Veillez à bien vérifier que la phase que vous venez de créer est visible dans cette liste. Sur cette page, vous avez la possibilité de la modifier si nécessaire, en cliquant sur l’icône du crayon à droite de la ligne.