Automatiser vos envois d'e-mails

Pré-requis

• Vous devez être gestionnaire de votre plateforme pour accéder à la gestion de vos campagnes et personnaliser les déclencheurs.

Les étapes essentielles de l’automatisation des e-mails

Pour accéder au déclencheur d'e-mail, cliquez sur l'icône “Campagne d’appel” dans le menu situé à gauche de votre écran :

Open

Choisissez la campagne concernée puis cliquez sur le bouton “Modifier”.

Open

Lorsque vous êtes dans la campagne, sélectionnez l’onglet “Emails” dans le menu supérieur.

Les déclencheurs d’e-mails peuvent être utilisé dans 2 cas :

• sur action du candidat ;

• sur action d'un gestionnaire / évaluateur.

Le premier cas concerne l'envoi d'un e-mail lorsque le candidat soumet son dossier. Ainsi, dès que le candidat effectue cette action, un e-mail est automatiquement déclenché.

Dans le second cas, un e-mail peut être déclenché lorsque l'un des gestionnaires ou évaluateurs (ou tout autre profil pouvant gérer des dossiers) modifie le statut d'un dossier. Dès qu'un de ces profils effectue cette action, un e-mail sera automatiquement envoyé en conséquence.

Action du candidat

En cliquant sur le bouton “Créer un email automatique” dans la section “Action du candidat”, configurez un déclencheur qui enverra automatiquement un e-mail dès que le candidat soumettra son dossier.

Pour ce faire, choisissez le modèle d’e-mail approprié :

Ensuite, déterminez le statut qui déclenchera l'envoi de l'e-mail :

Enfin, spécifiez le ou les destinataire(s) de l'e-mail, généralement le candidat.

Le cas le plus répandu pour ce type de déclencheur est celui d’un envoi d’accusé de réception du dossier du candidat. Cet accusé de réception pour la phase initiale de candidature est déjà présent par défaut.

Une fois tous les paramètres configurés, cliquez sur “Sauvegarder et continuer”.

Action du gestionnaire / évaluateur

En cliquant sur le bouton “Créer un email automatique” dans la section Action du gestionnaire/évaluateur, configurez un déclencheur qui enverra automatiquement un e-mail lorsqu'un changement de statut manuel est effectué par l'un des gestionnaires/évaluateurs.

En tant que gestionnaire, vous avez la possibilité de vérifier que l'automatisation fonctionne correctement. Pour cela, accédez à un dossier de la campagne et effectuez le changement de statut prévu par l'automatisation.

Si tout est correctement configuré, vous verrez s'afficher le message suivant avant le changement de statut : "Cette action enverra un e-mail aux candidats sélectionnés".

Cela vous permettra de vous assurer que les déclencheurs d'e-mails sont réglés de manière correcte et que les communications automatiques sont bien exécutées en fonction des actions des gestionnaires/évaluateurs.