Ajouter un document obligatoire ou optionnel dans votre formulaire

Accéder à la configuration des documents

L'intégration de vos documents dans vos formulaires de candidature s'opère par l'intermédiaire du constructeur de formulaires. Ces documents seront ainsi associés au formulaire spécifique d'une campagne donnée.

Grâce à cette configuration, vous pouvez régler les paramètres suivants pour chaque type de document :

1. Définir le format requis du document à déposer (pdf, docx, jpg, png, xlsx…).

2. Spécifier le nombre maximum de fichiers que les candidats peuvent soumettre par dossier.

3. Indiquer un préfixe de nom de fichier personnalisé qui remplacera automatiquement tout nom de fichier d'origine. Par exemple, pour annexer une lettre de motivation, un document initialement nommé “cv-john-doe.pdf” peut être automatiquement renommé en “lettre-motivation-8912641.pdf”.

1. Accédez au composant “Formulaire” depuis votre tableau de bord :

Open

2. Vous devez ensuite cliquer sur le bouton “Modifier” en bas à gauche du formulaire concerné :

Open

3. Veuillez cliquer sur le menu situé à droite, intitulé Tous les documents :

Ajouter et personnaliser les documents depuis le constructeur de formulaires

Une fois que vous êtes sur la page de configuration des documents, vous pourrez gérer les documents. Cette page est structurée en trois sections distinctes.

À gauche, la liste des types de documents déjà existants. Cela vous permet de réutiliser des types de documents déjà configurés pour d’autres formulaires.
Pour faciliter la recherche d'un document spécifique, une barre de recherche est mise à votre disposition.

Au centre, dans la colonne du milieu, se trouvent deux blocs essentiels : Documents Obligatoires et Documents Optionnels. Les documents obligatoires sont ceux que les candidats doivent impérativement remplir pour soumettre leur dossier, tandis que les documents optionnels ne bloqueront pas l'envoi du dossier s'ils ne sont pas remplis par le candidat.

À droite, vous retrouverez les propriétés d’un document dans le cas où vous en avez sélectionné un.

Lorsque vous faites glisser un document de la colonne de gauche, vers la partie centrale sous “Photo” ou “Lettre de motivation” par exemple, une nouvelle colonne apparaît à droite présentant les propriétés du document déjà renseignées.

Ajouter un modèle de document existant dans un formulaire

Ci-dessous, vous trouverez un exemple concret illustrant l'ajout d'un document obligatoire : la copie d'un diplôme :

• Nous avons effectué un glisser-déposer en déplaçant le type de document “Diplômes” vers la section centrale sous “Photo”. La colonne de droite, “Propriétés du document”, s'affiche avec les informations du type de document existant déjà pré-remplies.
  À ce stade, vous avez la possibilité de personnaliser ces éléments selon vos besoins :

• Il suffit de cliquer sur le bouton Sauvegarder pour que le document soit ajouté dans la partie centrale :

Créer un nouveau type de document sur un formulaire

Pour réaliser cette action, veuillez cliquer sur le bouton “Ajouter un document obligatoire” ou “Ajouter un document optionnel” situé au sein de la section centrale (cela est également possible pour un document optionnel).

Une fenêtre intitulée “Propriété du document” s'ouvrira à droite de l'écran, vous permettant de personnaliser les paramètres de votre document :

1) “Type de document” -  Il s'agit du nom que vous allez attribuer à votre type de document (exemple : “Lettre de recommandation”)

2) “Description du document” - Indiquez une description du document attendu (facultatif). Cette description sera visible par le candidat. Si vous souhaitez que le document soit soumis de manière anonyme, vous pouvez par exemple dire aux déposants de ne pas indiquer d’informations personnelles.

3) “Formats autorisés” - Sélectionnez le format dans lequel vous préférez recevoir le document.
Plusieurs choix sont possibles parmi les extensions PDF, les extensions pour les images comme JPG,PNG,GIF, les documents office et tableur (DOCX et XLSX) et des extensions audio/vidéo (MP3,MP4).

4) “Maximum autorisé par dossier” - Indiquez le nombre maximal de fichiers que le candidat peut déposer. Par exemple, si vous indiquez 2, le candidat pourra soumettre deux documents distincts sur ce dossier.

5) “Largeur d’image” - Si vous demandez une image, vous avez la possibilité d'indiquer une largeur minimale et maximale en pixels (facultatif).

6) “Hauteur d’image” - Si vous demandez une image, vous avez la possibilité d'indiquer une hauteur minimale et maximale en pixels (facultatif).

7) “Fin” - Une fois que vous avez achevé la configuration, vous pouvez cliquer sur le bouton “Sauvegarder”.

Pour modifier l'ordre d'affichage, vous pouvez cliquer sur les deux petites flèches qui apparaissent à gauche de la corbeille rouge lorsque vous survolez un document dans la partie centrale.
Cela déplacera le document vers le haut ou vers le bas dans la liste :

Si vous souhaitez supprimer un document, il vous suffit de cliquer sur l'icône de la poubelle rouge qui apparaît lorsque vous survolez le document dans la partie centrale.
Une demande de confirmation vous sera alors proposée, vous permettant d'annuler ou de confirmer cette action :

Si vous souhaitez réellement supprimer le document, vous devez cliquer sur le bouton vert “Supprimer” sinon sur le bouton “Non”.

Configurer une demande de documents dans votre formulaire sur une ancienne version de la plateforme

Pour exiger qu'un type de document soit transmis lors de la soumission d'un dossier de candidature, vous devez lier ce type de document au profil candidat de la campagne.

Suivez ces étapes pour effectuer cette configuration :

1. Créez votre type de document s’il n’existe pas déjà, depuis l’onglet “Administration” puis sélectionnez la liste “Types de documents”.

2. Accédez à l'onglet “Administration” puis sélectionnez “Profils utilisateurs”.

3. Ensuite, cliquez sur l'icône de loupe située sur la ligne correspondant au profil candidat que vous souhaitez configurer.

4. Vous verrez apparaître un tableau répertoriant tous les types de documents disponibles sur la plateforme. Cochez les cases correspondantes en fonction de vos besoins :

   • La première colonne permet d’indiquer que le document est utilisé sur ce formulaire. Si cette case seulement est cochée, le document n’est pas affiché mais est considéré comme utilisé.

   • La deuxième colonne permet d'afficher le document dans le formulaire du candidat, lui permettant ainsi de le déposer. Pour les documents facultatifs, cochez les deux premières colonnes.

   • La troisième colonne rend le document obligatoire pour la soumission du dossier. Pour les documents obligatoires, cochez donc les trois colonnes.